Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Websites immobilienboerse-rkn.de (Immobilienbörse Rhein-Kreis Neuss) und immobilienboerse-rek.de (Immobilienbörse Rhein-Erft-Kreis), die Mitgliederbereiche unter intern.immobilienboerse-rkn.de und intern.immobilienboerse-rek.de, die iPhone-App „Immobilienbörse“ sowie den E-Mail-Verkehr mit uns. Beide Börsen werden mit einem gemeinsamen Datenbestand von demselben Verantwortlichen betrieben; „die Börse“ meint beide.

Zu jeder Verarbeitung nennen wir Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer. Rechtsgrundlagen beziehen sich auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Carlo Rohner
Rohner Immobilien
Kirchplatz 14
41516 Grevenbroich
E-Mail: info@immobilienboerse-rkn.de (gilt für beide Börsen)
Telefon: 02181 2284784

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an diese Adresse.

2. Für wen diese Erklärung gilt

• Besucher der öffentlichen Seiten,
• Kaufinteressenten, die über ein öffentliches Objekt eine Anfrage stellen,
• Immobilienmakler (Unternehmen und ihre Nutzer), die Mitglied werden wollen, Mitglied sind oder die App nutzen,
• Dritte, deren Daten Mitglieder im Mitgliederbereich eintragen (gemeldete Interessenten, empfohlene Partnerbetriebe, Eigentümer und Bewohner in Objektdaten),
• Personen, die Inhalte melden oder von einer Meldung betroffen sind,
• Personen, die uns schreiben.

3. Öffentlicher Bereich (Besuch der Websites)

3.1 Server-Protokolle beim Aufruf

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browserkennung und Referrer.

• Zweck: Auslieferung der Seiten, Sicherheit, Störungsanalyse.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb).
• Empfänger: Hosting-Anbieter als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 12).
• Speicherdauer: Der Hoster löscht die Protokolle turnusmäßig automatisch; eine längere Aufbewahrung erfolgt nur bei einem konkreten Sicherheitsvorfall. Wir werten die Protokolle nicht personenbezogen aus.

3.2 Keine Cookies, kein Tracking, keine Fremdserver

Die öffentlichen Seiten setzen keine Cookies, binden keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Dienste ein und laden keine Inhalte von Fremdservern. Schriften liegen auf unserem Server. Es gibt keine eingebettete Karte. Verlinkungen auf Websites der Makler öffnen deren Seiten; dort gelten deren Datenschutzhinweise. Eine einwilligungspflichtige Speicherung auf Ihrem Endgerät im Sinne von § 25 Abs. 1 TDDDG findet im öffentlichen Bereich nicht statt.

3.3 Öffentlich angezeigte Angaben zu Maklern

Bei öffentlichen Objekten zeigen wir die Anbieterkennzeichnung des inserierenden Maklers: Firma mit Rechtsform, gegebenenfalls Vertretungsberechtigte, Geschäftsanschrift, Name, Rolle, Foto, Telefon und Website des Ansprechpartners, bei Netzwerk- oder Franchise-Maklern den Vertragspartner mit Anschrift. Grundlage ist das Nutzungsverhältnis mit dem Makler und seine gesetzliche Pflicht zur Anbieterkennzeichnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; § 5b Abs. 1 Nr. 2 UWG).

Auf der Startseite und der Seite „Mitmachen“ zeigen wir Mitgliederkarten (Name, Rolle und Firma, Bürostandort, Telefon, Porträt, Kurzbeschreibung, Tätigkeitskreise) nur von Nutzern, die dem im Profil ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ausgenommen ist der Betreiber selbst, dessen Karte stets erscheint. Die Zustimmung ist nicht vorausgewählt und jederzeit im Profil oder per E-Mail widerrufbar; dann verschwindet die Karte beim nächsten Schreibvorgang der Liste, spätestens nach 24 Stunden. Das Porträt erscheint nur mit einer eigenen Freigabe im Profil. Anmeldekennungen und interne Statusangaben werden nicht veröffentlicht. Porträts, die wir vor der Mitgliedschaft erhalten haben, zeigen wir nur mit schriftlicher Freigabe der abgebildeten Person.

3.4 Öffentlich angezeigte Objekte

Objekte erscheinen öffentlich nur, wenn der einstellende Makler sie ausdrücklich zur Veröffentlichung freigegeben hat und alle Pflichtangaben vorliegen (automatisierte Vollständigkeitsprüfung). Angezeigt werden Ort und Ortsteil, Objektart, Flächen, Zimmer, Preis, Baujahr, Energieausweis-Angaben, Provision, Beschreibungstexte, Ausstattung, Fotos und Grundrisse. Straße und Hausnummer, Eigentümer und Bewohner werden nicht übernommen und nicht angezeigt; findet sich ein Straßenname in Texten einer CRM-Lieferung, wird er maschinell ersetzt. Fotos werden neu berechnet, Metadaten (z. B. GPS) fallen weg. Objektdaten können den Eigentümer gleichwohl identifizierbar machen; der einstellende Makler bestätigt die Vermarktungsfreigabe des Eigentümers und ist für Personen, Fahrzeuge oder persönliche Gegenstände auf Fotos sowie für Angaben zu Bewohnern verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten als eigener Verantwortlicher zum Betrieb der Börse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse der Mitglieder und Eigentümer an der Vermarktung). Hinweise nehmen wir unter info@immobilienboerse-rkn.de entgegen (Abschnitt 14).

4. Anfragen von Kaufinteressenten (Formular „Anfrage“ am öffentlichen Objekt)

4.1 Was wir erheben

Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht, dazu Objekt, Zeitpunkt und einen pseudonymen, mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert Ihrer IP-Adresse (HMAC).

4.2 Was damit geschieht

1. Mit Absenden beauftragen Sie uns, Ihre Anfrage per E-Mail an den Makler weiterzuleiten, der das Objekt eingestellt hat (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Objekt). Ihre E-Mail-Adresse ist als Antwortadresse eingetragen, damit der Makler Ihnen direkt antworten kann. Ein Objekt ist nur öffentlich, wenn der Makler eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt hat.
2. Wir als Betreiber erhalten per E-Mail nur einen Nachweis ohne Ihre Kontaktdaten (Objekt, Makler, Zeitpunkt, Vorgangsnummer). Der Nachweis belegt gegenüber dem Makler, dass eine Anfrage weitergeleitet wurde.
3. Eine Kopie der Anfrage wird auf unserem Server in einem für das Internet gesperrten Verzeichnis gespeichert, zusammen mit einem gekürzten IP-Prüfwert, und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Sie dient dazu, eine Anfrage nachweisen oder bei Zustellproblemen erneut weiterleiten zu können. Nur die Verwaltung hat auf dieses Verzeichnis Zugriff und nutzt ihn ausschließlich zur Behebung dokumentierter Zustellprobleme; der Betreiber ist selbst Makler und nutzt diese Daten nicht für eigene Maklerleistungen.
4. Mails, die nach fünf Zustellversuchen nicht zugestellt werden konnten, liegen längstens 30 Tage in einem Fehlerordner, gekürzt auf Empfänger, Kurzbetreff und erste Textzeile.
5. Zum Schutz vor Missbrauch sind je IP-Adresse höchstens fünf Anfragen pro Stunde möglich. Dafür speichern wir den Prüfwert für 24 Stunden.
6. Unser Zustellkontroll-Dienst (Abschnitt 11) erhält nur Dateiname, Vorgangsnummer und Objektkennung, keine Inhalte und keine Namen.

4.3 Zweck und Rechtsgrundlage

• Weiterleitung an den Makler: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung Ihres unentgeltlichen Weiterleitungsauftrags).
• Nachweis, Sicherungskopie, Missbrauchsschutz: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachweis, Zustellsicherheit und Schutz des Formulars vor Spam).

4.4 Rollen: Wer ist wofür verantwortlich?

Für Erhebung, Speicherung und Weiterleitung Ihrer Anfrage sind wir verantwortlich. Mit dem Empfang Ihrer Anfrage wird der Makler eigener Verantwortlicher für die weitere Bearbeitung (Beratung, Besichtigung, Exposé-Versand, Speicherung in seiner Maklersoftware). Für diese Schritte gelten seine Datenschutzhinweise; Auskunfts- oder Löschwünsche dazu richten Sie bitte an ihn. Seine Anschrift steht am Objekt.

4.5 Angabepflicht

Ohne E-Mail-Adresse und Namen kann der Makler nicht antworten; diese Felder sind deshalb Pflicht. Alles andere ist freiwillig.

4.6 Empfänger und Speicherdauer im Überblick

Zustell-Mails laufen über die in Abschnitt 10 genannten Mailserver.

5. Mitgliederbereich für Makler

5.1 Registrierung und Mitgliedschaft

Bei der Registrierung erheben wir: Vor- und Nachname des Nutzers, Maklerunternehmen (Firma mit Rechtsform, bei juristischen Personen Vertretungsberechtigte), Bürostandort, Geschäftsanschrift, Telefon, E-Mail, optional Website, Passwort (nur als Hash gespeichert) und Tätigkeitskreise. Bei der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen speichern wir die angenommene Fassung mit Zeitpunkt. Später im Profil: Rolle, Porträt, Kurzbeschreibung, Benachrichtigungseinstellungen, Zustimmung zur Mitgliederkarte, bei Netzwerkmaklern Vertragspartner mit Anschrift. Technisch halten wir fest: Zeitpunkt der Anlage, Freischaltung, letzte Anmeldung, Status (wartend, aktiv, gesperrt, abgelaufen), Status der CRM-Anbindung.

• Zweck: Prüfung, dass nur gewerbliche Makler Zugang bekommen (kurzer Anruf), Betrieb der Börse, gegenseitige Erreichbarkeit, Anbieterkennzeichnung öffentlicher Objekte.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag mit dem Maklerunternehmen; für Nutzer: lit. f, Interesse des Unternehmens und der Nutzer an der Nutzung).
• Sichtbarkeit unter Mitgliedern: Name, Rolle und Firma, Bürostandort, Telefon, E-Mail, Website, Porträt, Kurzbeschreibung, Tätigkeitskreise sind für alle freigeschalteten Nutzer sichtbar (Mitgliederliste, Board, Austausch). Das ist der Zweck der Börse.
• Öffentliche Sichtbarkeit: Abschnitt 3.3 (Anbieterkennzeichnung bei öffentlichen Objekten: lit. b/f; Mitgliederkarte: nur mit Zustimmung, lit. a).
• Mitteilung bei Registrierung: Ihre Registrierungsdaten gehen per E-Mail an unser Verwaltungspostfach (Abschnitt 8); nach der Freischaltung informieren wir die anderen Mitglieder, die diese Benachrichtigung bestellt haben, mit Name, Firma und Ort (Abschnitt 5.6).

5.2 Anmeldung, Sitzung, Cookie, Missbrauchsschutz

• Der Mitgliederbereich setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („rknintern“): zufällige Kennung, nur über HTTPS, für Skripte nicht lesbar, wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Serverseitig endet die Sitzung nach 12 Stunden ohne Aktivität, spätestens nach 7 Tagen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Anmelde- und Registrierungsversuche zählen wir zur Abwehr von Angriffen: höchstens 5 Versuche je Kennung und 30 je IP-Adresse in 15 Minuten. Dafür speichern wir pseudonyme Prüfwerte der Kennung und der IP-Adresse mit Zeitstempel, nie die Kennung oder die IP-Adresse selbst; Einträge älter als 15 Minuten werden laufend entfernt. Diese Datei ist nicht Teil der Sicherung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Passwort-Links (Einladung, Zurücksetzen) sind 14 Tage gültig und einmal nutzbar.

5.3 Objekte einstellen und per CRM übertragen (OpenImmo)

Objekte stellen Nutzer von Hand oder aus ihrer Maklersoftware per OpenImmo-Lieferung (FTP, eigener Zugang je Nutzer, nur eigener Ordner) ein. Wir übernehmen: Ort und Ortsteil, Objektart, Titel, Flächen, Zimmer, Preis, Status, Baujahr, Energieausweis, Käuferprovision, Beschreibungstexte, Ausstattung, Fotos und Grundrisse sowie Name und Ort des Ansprechpartners aus dem Nutzerprofil (nicht aus der Lieferung). Nicht übernommen werden Straße und Hausnummer, Eigentümer- oder Bewohnerdaten, interne Provisionshinweise, Firmen-URL, Telefon und E-Mail aus der Lieferung. Fotos werden neu kodiert; Metadaten fallen weg.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag) für Daten des Mitglieds; Art. 6 Abs. 1 lit. f für Daten Dritter (Abschnitt 3.4). Der einstellende Makler bestätigt Auftrag, Vermarktungsfreigabe des Eigentümers und Bildrechte und stellt nur erforderliche Daten Dritter ein.
• Rohdaten der Lieferung: Die angelieferten Dateien (die auch die Straße enthalten können) werden nach erfolgreicher Verarbeitung sofort gelöscht, bei Fehlern nach 7 Tagen. Ein Verarbeitungsprotokoll hält Objektkennung, Ort, Objektart, Status und Prüfergebnis fest (keine Käufer- oder Eigentümerdaten), 90 Tage.
• Zugangsdaten der CRM-Anbindung: Die Passwörter der FTP-Zugänge speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM); der Schlüssel liegt getrennt und ist in keiner Sicherung enthalten.
• Speicherdauer: Objekte bleiben, bis das Mitglied sie entfernt, die Lieferung sie als gelöscht oder nicht mehr angeboten meldet oder die Mitgliedschaft endet; entfernte Objekte löschen wir sofort samt Bildern. Objekte mit Status „verkauft“ werden ohne Preis angezeigt und samt Bildern sechs Monate, nachdem die Börse den Status „verkauft“ erfasst hat, automatisch gelöscht.

5.4 Interessentenmeldungen („Interessent melden“ / „Ich habe einen Käufer“)

Derzeit ist kein Regelblatt der Mitglieder in Kraft; es gilt der letzte Absatz dieses Abschnitts. Die folgende Beschreibung gilt, sobald die Dokumentationsregel des Regelblatts in Kraft ist.

Nutzer können zu einem Objekt eines Kollegen einen Kaufinteressenten melden. Dabei verarbeiten wir Daten einer dritten Person (des Interessenten): mindestens den Nachnamen, optional weitere Kontaktdaten (Vorname, Telefon, E-Mail) und eine kurze sachliche Angabe zur Objektsuche. Kontaktdaten darf der Nutzer nur eintragen, wenn der Interessent zugestimmt hat; der Nutzer bestätigt das per Häkchen.

• Zweck: Dokumentation unter Maklern, wer wann einen Interessenten gemeldet hat (Nachweis-Nummer, Zeitpunkt, gegebenenfalls Vorkenntnis-Dokumentation des Anbieters); Kontaktaufnahme zwischen den beiden Maklern.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der beteiligten Makler an einem nachvollziehbaren Ablauf; Interesse des Interessenten am passenden Objekt). Für die Weitergabe von Kontaktdaten an den Objektmakler ist der meldende Nutzer beziehungsweise sein Unternehmen eigener Verantwortlicher und holt die Zustimmung des Interessenten ein.
• Empfänger: der Objektmakler (per E-Mail mit Nachname, gegebenenfalls Kontaktdaten und Angabe) und der meldende Nutzer (Bestätigung). Wir als Betreiber erhalten per E-Mail nur einen Nachweis ohne Kundendaten und ohne Freitext (Nachweis-Nummer, Objekt, beteiligte Makler, Zeitpunkt). Im Server-Datenbestand liegt die Meldung vollständig; er ist nur für die beiden beteiligten Nutzer und die Verwaltung einsehbar.
• Speicherdauer: drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Meldung (Nachweis unter Kollegen), danach automatische Löschung; eingetragene Kontaktdaten des Interessenten löschen wir bereits sechs Monate nach Ablauf der Dokumentationsfrist. Meldungen sind nicht Teil unserer täglichen Sicherung.
• Information des Interessenten (Art. 14 DSGVO): Der meldende Nutzer informiert den Interessenten vor oder bei der Meldung über die Meldung und stellt ihm diese Datenschutzinformation bereit; er dokumentiert das. Ohne diese Bestätigung mit Datum nimmt die Börse keine Meldung mit Nachnamen an. Interessenten können ihre Rechte jederzeit bei uns geltend machen (Abschnitt 14).

Solange die Dokumentationsregel des Regelblatts nicht in Kraft ist, meldet der Nutzer nur, dass er einen Käufer hat; dann gehen ausschließlich Name, Firma, Telefon und E-Mail des meldenden Nutzers sowie eine freie Angabe ohne Kundennamen an den Objektmakler, und wir speichern Kürzel und Zeitpunkt.

5.5 Austausch (Themen, Vorschläge, Abstimmungen, Empfehlungen, Leistungen) und Chats

Beiträge, Vorschläge, Kommentare, Stimmen und Abstimmungsergebnisse sind für alle Nutzer mit Namen sichtbar, auch wer wie abgestimmt hat. Die Verwaltung kann Beiträge bearbeiten und entfernen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Unter „Empfehlungen“ tragen Nutzer Partnerbetriebe (Handwerker, Gutachter, Notare, Finanzierer u. a.) mit Name, Kategorie, Beschreibung und geschäftlichem Kontakt ein und bewerten sie. Betrifft ein Eintrag eine natürliche Person (zum Beispiel einen Einzelunternehmer), verarbeiten wir ihn auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Erfahrungsaustausch unter Maklern) und informieren die Person innerhalb eines Monats per E-Mail über den Eintrag, sofern eine Adresse vorliegt (Art. 14 Abs. 3 DSGVO). Betroffene können Berichtigung oder Löschung unter info@immobilienboerse-rkn.de verlangen (Art. 16 und 17 DSGVO).

Unter „Leistungen“ können Mitglieder Kollegen eigene Leistungen anbieten, mit Beschreibung und geschäftlichem Kontakt. Diese Angebote sind nur im Mitgliederbereich für freigeschaltete Nutzer sichtbar, nie öffentlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Beiträge bleiben für die Dauer der Börse erhalten. Endet Ihre Mitgliedschaft, bleiben Ihre Beiträge mit Ihrem Namen stehen; auf Wunsch anonymisieren wir sie.

Chats. Im Mitgliederbereich können Nutzer miteinander schreiben: im Gruppenchat ihres Kreises (alle aktiven Mitglieder des Kreises), in Direkt-Chats zu zweit und in Objekt-Chats zwischen dem Anbieter eines Objekts und dem fragenden Kollegen. Gespeichert werden Nachrichtentext, Absender, Zeitpunkt, Antworten, Reaktionen, geteilte Abstimmungen und bis zu welcher Nachricht jeder Teilnehmer gelesen hat, in einer Datei je Chat in einem gesperrten Verzeichnis auf unserem Server (Hosting: Abschnitt 12). Lesen können einen Chat nur seine Teilnehmer; wer nicht mehr aktiv ist oder einen Kreis verlässt, sieht dessen Gruppenchat nicht mehr. Der Betreiber liest Chats nicht mit; die Verwaltung hat keine Ansicht für Chats. Auf die Dateien greift er nur technisch zur Behebung dokumentierter Störungen zu (Abschnitt 5.7). Eigene Nachrichten können Sie jederzeit löschen; dann entfernen wir den Text, an seiner Stelle steht „Nachricht gelöscht“. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: solange der Chat besteht; je Chat bleiben höchstens die letzten 1.000 Nachrichten gespeichert, ältere löschen wir automatisch. Endet Ihre Mitgliedschaft, löschen wir Ihre Nachrichten innerhalb der Frist aus Abschnitt 5.8.

5.6 Benachrichtigungen per E-Mail

Nutzer erhalten erforderliche Verwaltungsmitteilungen (Freischaltung, Passwort-Links, CRM-Zugang, Nachweise, Änderungen der Nutzungsbedingungen) im Rahmen der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Optionale Benachrichtigungen über neue Objekte, Antworten im Austausch, Abstimmungen, Themen, Vorschläge, Empfehlungen und neue Mitglieder können Sie im Profil einzeln bestellen und jederzeit abbestellen. Bei Registrierung voreingestellt sind „Neues Objekt“, „Antwort auf ein Thema, das ich eröffnet oder in dem ich geschrieben habe“ und „Neue Abstimmung“; alle anderen sind abgewählt. Die E-Mails enthalten Name und Ort des handelnden Nutzers und Objekt-Eckdaten, keine Käuferdaten. Werbung für Leistungen außerhalb der Börse versenden wir nicht.

5.7 Verwaltung

Die Verwaltung (derzeit Carlo Rohner) sieht alle Mitgliedsdaten, alle Objekte, Meldungen und Nachweise, kann Mitglieder freischalten, sperren, anlegen, Passwörter zurücksetzen und Objekte entfernen. Der Betreiber ist selbst Makler und Mitglied der Börse. Käuferanfragen und Interessentenmeldungen anderer Makler erhält er per E-Mail nur als Nachweis ohne Kontaktdaten (Abschnitte 4.2 und 5.4); auf die gespeicherten Dateien greift er nur zur Behebung dokumentierter Störungen zu; eine Nutzung für eigene Maklerleistungen findet nicht statt.

5.8 Ende der Mitgliedschaft

Die Mitgliedschaft ist jederzeit per E-Mail an info@immobilienboerse-rkn.de beendbar. Dann sperren wir die Zugänge, nehmen Ihre Objekte aus Board und öffentlichen Seiten sowie Ihre Mitgliederkarte heraus und löschen Objekte samt Fotos, Porträt und Profil innerhalb von 30 Tagen. Ihre Chat-Nachrichten löschen wir in derselben Frist. Länger aufbewahrt werden: Nachweise zu Meldungen (Abschnitt 5.4), Ihre Beiträge im Austausch nach Abschnitt 5.5, Protokolleinträge (Abschnitt 10) und Sicherungen (Abschnitt 13) für deren jeweilige Fristen; bei einer Wiederherstellung aus einer Sicherung setzen wir erfolgte Löschungen erneut um.

6. Öffentliches Formular „Mitmachen“ (Beitrittsanfrage)

Über das Formular „Mitmachen“ übermitteln Makler Name, Maklerbüro, E-Mail, Telefon und Tätigkeitsorte. Die Angaben gehen über unsere Mail-Warteschlange per E-Mail an unser Verwaltungspostfach und werden auf dem Server in einem gesperrten Verzeichnis gespeichert. Zusätzlich geht eine Kopie an das Postfach info@rohner-immobilien.de des Verantwortlichen (Google Workspace; Google Ireland Limited als Auftragsverarbeiter; zur Drittlandübermittlung an Google LLC, USA, siehe Abschnitt 8). Unser Zustellkontroll-Dienst (Abschnitt 11) erhält nur Dateiname und Typ des Eingangs, keine Inhalte.

• Zweck: Rückruf, Prüfung der Maklereigenschaft, Anlage des Zugangs.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage).
• Speicherdauer: auf dem Server 90 Tage, danach automatische Löschung; kommt die Mitgliedschaft zustande, gelten die Fristen aus Abschnitt 5.

7. App „Immobilienbörse“ für iPhone

Die App ist eine Hülle um den Mitgliederbereich. Es gelten die Abschnitte 5 und 10. Zusätzlich:

• Kreiswahl und Einstellungen speichert die App nur auf Ihrem Gerät.
• Face ID / Touch ID: Auf Wunsch legt die App Ihre Zugangsdaten im Schlüsselbund Ihres iPhones ab, geschützt durch die eingerichtete Biometrie und nur auf diesem Gerät. Biometrische Daten verarbeitet ausschließlich das Betriebssystem; sie werden uns nicht übermittelt.
• Kamera: Nur wenn Sie beim Einstellen eines Objekts ein Foto aufnehmen; das Foto wird wie ein Upload behandelt (Abschnitt 5.3).
• Sitzung: Die App nutzt dasselbe Sitzungs-Cookie wie der Browser (Abschnitt 5.2).
• Testphase (TestFlight): Solange die App über Apples TestFlight verteilt wird, verarbeitet Apple Inc. (USA) als eigener Verantwortlicher Ihre Apple-ID, Installations- und Absturzdaten nach den TestFlight-Bedingungen; wir erhalten daraus anonymisierte Absturzberichte.

8. E-Mail-Kontakt mit uns (Verwaltungspostfach)

Schreiben Sie an info@immobilienboerse-rkn.de oder antworten Sie auf unsere Mails, verarbeiten wir Absender, Inhalt und Anhänge zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

Das Postfach info@immobilienboerse-rkn.de liegt bei Google Workspace; Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Auftragsverarbeiter. Google kann Daten an die Muttergesellschaft Google LLC in den USA übermitteln. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Zur Auswertung des Verwaltungspostfachs setzen wir ein KI-Assistenzsystem der Anthropic PBC, USA, ein. Dabei können Inhalte eingehender Mails einschließlich darin enthaltener Daten von Mitgliedern und Interessenten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zügige und vollständige Bearbeitung der Korrespondenz); die Übermittlung in die USA stützt sich auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Antworten und Entscheidungen trifft eine Person.

Erledigte Korrespondenz löschen wir, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht; Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege bewahren wir für die jeweils gesetzlich bestimmte Frist auf (§ 257 HGB, § 147 AO).

9. Meldungen rechtswidriger Inhalte (Formular „Inhalt melden“)

Melden Sie einen Inhalt, verarbeiten wir die Adresse des Inhalts, Ihre Beschreibung, Ihre Rolle, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse (bei Meldungen zu sexuellem Missbrauch oder sexueller Ausbeutung von Kindern freiwillig), Ihre Erklärung guten Glaubens, Zeitpunkt, einen pseudonymen Prüfwert Ihrer IP-Adresse (für die Mengenbegrenzung 24 Stunden; ein gekürzter Prüfwert bleibt im Vorgang) sowie den Verlauf des Vorgangs (Vorprüfung, Stellungnahme des Anbieters, Entscheidung, Mitteilungen, Einwände).

• Zweck: Prüfung der Meldung, Eingangsbestätigung, Entscheidung und Mitteilung, Begründung gegenüber dem betroffenen Anbieter, Bearbeitung von Einwänden, Nachweis gegenüber Behörden, Rechtsverteidigung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 und 17 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act); für Nachweis und Rechtsverteidigung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Enthält eine Meldung Angaben zu Straftaten, verarbeiten wir sie nur, soweit das für die Prüfung und eine gesetzliche Meldepflicht erforderlich ist (Art. 10 DSGVO, Art. 18 DSA).
• Empfänger: die bearbeitende Person; der betroffene Anbieter erhält den Inhalt der Meldung, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse jedoch nur, wenn Sie das ausdrücklich erlauben oder es für die Prüfung unbedingt erforderlich ist (dann fragen wir vorher); erforderlichenfalls Behörden; Hosting-Anbieter (Abschnitt 12); Zustellkontroll-Dienst nur mit Vorgangsnummer (Abschnitt 11).
• Speicherdauer: laufende Vorgänge bis Abschluss; abgeschlossene Vorgänge drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Abschlusses (Nachweis und Rechtsverteidigung), danach automatische Löschung. Beweisdaten für Behörden werden zugriffsbeschränkt und nur so lange gesichert, wie der konkrete Vorgang es erfordert.

Weitere Hinweise zum Ablauf stehen auf der Seite „Inhalt melden“.

10. Versand von E-Mails und Protokolle

Alle Systemmails (Anfragen, Benachrichtigungen, Passwort-Links, Meldebestätigungen) werden auf unserem Server in eine Warteschlange geschrieben und in begrenztem Takt versandt, über das Postfach info@immobilienboerse-rkn.de bei Google Workspace (Abschnitt 8) oder über den Mailserver unseres Hosting-Anbieters (Abschnitt 12); Mitteilungen im Meldeverfahren haben Vorrang. Eine Mail in der Warteschlange enthält Empfänger, Betreff und Inhalt und wird nach erfolgreichem Versand gelöscht. Mails, die nach fünf Versuchen nicht zustellbar sind, werden auf Empfänger, Kurzbetreff und erste Textzeile gekürzt 30 Tage zur Prüfung aufbewahrt und dann gelöscht.

Ein Versandprotokoll hält Zeitpunkt, Empfängeradresse, Betreff oder Kurzvermerk und Ergebnis fest (bei Käuferanfragen nur „Makler“/„Börse“ und die Vorgangsnummer). Ein Importprotokoll hält Objektkennung, Ort, Objektart, Status und Prüfergebnis der CRM-Lieferungen fest. Zweck: Nachweis der Zustellung, Fehlersuche, Nachvollziehbarkeit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Löschfrist: 90 Tage.

11. Zustellkontrolle und Rundmails (n8n)

Damit Formulareingänge nicht unbemerkt liegen bleiben, prüft ein Dienst des Verantwortlichen alle 30 Minuten, ob neue Eingänge vorliegen, und meldet dem Verantwortlichen nur Dateiname, Typ, Vorgangsnummer und Anzahl — keine Inhalte, keine Namen, keine Kontaktdaten. Die Meldung läuft über die Automatisierungsplattform n8n (n8n GmbH, Berlin; Verarbeitung nach Angaben des Anbieters in der EU) an den Nachrichtendienst Telegram auf dem Mobilgerät des Verantwortlichen. Da nur Dateinamen und Zähler übertragen werden, enthält diese Meldung keine Daten, mit denen Sie als Person bestimmbar sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung des Dateinamens: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Zustellsicherheit).

Einzelne E-Mails an Mitglieder versenden wir außerdem über das Postfach info@rohner-immobilien.de (Google Workspace, Abschnitt 8) mit Hilfe von n8n. Dabei verarbeitet n8n Name und E-Mail-Adresse des Mitglieds sowie den Inhalt der Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Mitgliedschaft).

12. Hosting (Auftragsverarbeitung)

Websites, Mitgliederbereiche, Datenbestand und Fotos liegen bei Hostinger International Ltd. (Zypern, EU); das Rechenzentrum befindet sich in der EU. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unterauftragsverarbeiter: laut Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Der Mitgliederbereich wird über das Content-Delivery-Netz (CDN) von Hostinger ausgeliefert; dabei verarbeitet Hostinger die Verbindungsdaten (insbesondere die IP-Adresse) als Auftragsverarbeiter.

13. Sicherungen (Backups)

Einmal täglich kopieren wir die Datenbestände des Mitgliederbereichs (Mitgliederdaten, Objekte, Austausch, Versandprotokoll, verschlüsselte CRM-Zugangsdaten, Objekt- und Maklerfotos) per verschlüsselter FTP-Verbindung in einen Ordner des Verantwortlichen, der mit Google Drive (Google Workspace) synchronisiert wird. Nicht gesichert werden Käuferanfragen, Interessentenmeldungen, Meldungen rechtswidriger Inhalte, der Schlüssel der CRM-Zugangsdaten und die Datei der Anmeldeversuche.

• Zweck: Wiederherstellung nach Datenverlust.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.
• Empfänger: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Auftragsverarbeiter (Google Workspace). Zur Übermittlung an Google LLC, USA, siehe Abschnitt 8.
• Speicherdauer: Tagesstände 30 Tage, Wochenstände (Sonntag) 12 Monate; danach löschen wir sie. Bei einer Wiederherstellung setzen wir zwischenzeitlich erfolgte Löschungen erneut um. Der Code der Website wird wöchentlich gesichert.

14. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3), etwa der Zustimmung zur Mitgliederkarte.

Widerspruch (Art. 21): Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen — insbesondere gegen die Speicherung Ihres Namens in einer Interessentenmeldung oder in einer Empfehlung. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen; wir versenden keine.

Richten Sie Ihr Anliegen formlos an info@immobilienboerse-rkn.de oder an die Postanschrift in Abschnitt 1; wir antworten innerhalb eines Monats. Betrifft Ihr Anliegen die Verarbeitung durch einen Makler (etwa nach einer Anfrage oder Meldung), leiten wir es auf Wunsch weiter; zuständig ist dann der Makler.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die automatisierte Prüfung, ob ein Objekt alle Pflichtangaben für die Veröffentlichung hat, betrifft das Objekt, nicht eine Person; Moderationsentscheidungen trifft eine Person.

15. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf · Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0 · E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de · www.ldi.nrw.de

16. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Technik, Funktionen oder Rechtslage ändern. Mitglieder informieren wir über wesentliche Änderungen per E-Mail. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter immobilienboerse-rkn.de/datenschutz.html und immobilienboerse-rek.de/datenschutz.html.

Fassung 2026-10-06 · Stand: 06.10.2026